「RFP（提案依頼書）を作成してから発注するのが基本」という情報を見て、個人での発注にも、本格的なRFPが必要なのではないかと感じる人もいます。この記事では、RFPが個人発注においても必要かどうか、現実的な進め方を解説します。
この記事で分かること
RFPは、本来、企業が大規模なシステム開発を発注する際に使われる、厳格な文書です。この記事では、個人発注の場合、どの程度の形式で対応すればよいかを紹介します。
結論を先に示すと、押さえておきたいポイントは次の3つです。
- RFP（提案依頼書）の厳格な様式は、個人発注では必須ではない
- RFPの「目的」（要望を整理し、公平に比較する）は、個人発注でも重要
- 箇条書きの簡易的な整理で、十分に機能する
RFPとは何か、そしてなぜ厳格な様式が使われるのか
RFPは、発注者が「何を」「どんな条件で」作ってほしいかをまとめ、複数の開発会社に提案・見積もりを依頼するための文書です。企業が大規模なシステムを発注する場合、複数の部署の要望を取りまとめ、公平な選定プロセスを経る必要があるため、厳格な様式のRFPが使われることが一般的です。
企業のRFPには、たとえば次のような項目が並びます。
- プロジェクトの背景・目的
- 現状の課題と業務フロー
- 提案してほしいシステムの要件（機能要件・非機能要件）
- 予算の上限
- 提案書の提出期限・評価基準
- 契約条件・保守体制の要求事項
これらは、社内の複数部署の利害を調整し、稟議を通し、選定の公平性を担保するために必要な情報です。裏を返せば、これらの項目が必要とされる理由は「関係者が多く、後から『なぜこの会社を選んだのか』を説明する責任があるから」です。
個人が発注する場合、こうした複雑な調整や、厳格な選定プロセスは必要ないため、企業向けの厳格な様式のRFPをそのまま真似る必要はありません。むしろ、企業向けのRFPテンプレートをそのまま個人発注に持ち込むと、次のような弊害が生じがちです。
- 項目を埋めることに時間がかかり、相談を始めるタイミングが遅れる
- 「非機能要件」「稟議」など、個人事業には馴染みのない項目で手が止まる
- 厳格な文書を見た開発会社側が、身の丈に合わない大規模案件だと誤解し、見積もりが高くなる
つまり、RFPという「形式」を真似ることは、個人発注においてはコストが大きく、得られるメリットが小さいのです。
個人発注でも、RFPの「目的」は重要
RFPの厳格な様式そのものは不要でも、RFPが果たしている「目的」——要望を整理し、複数の開発会社に公平に同じ条件を伝える——という部分は、個人発注においても重要です。
なぜこの「目的」が重要なのかを、もう少し具体的に見てみましょう。
目的1: 自分の要望を、自分自身が整理できる
RFPを作る過程で最も価値があるのは、実は「開発会社に伝える」ことよりも「自分の頭の中を整理する」ことです。個人発注の相談では、依頼者自身が「本当は何を解決したいのか」を言語化できていないまま相談を始めてしまうケースが少なくありません。箇条書きで要望を整理する作業は、開発会社に見せる前の、自分自身のための棚卸しでもあります。
目的2: 複数の開発会社に、同じ条件で相談できる
相見積もりを取る際、条件をそろえるための伝え方については、別記事でも詳しく解説していますが、この「条件をそろえる」という目的を果たすために、簡易的なRFPに相当する資料を作成することは、個人発注でも有効です。同じ条件で複数社に相談することで、見積もりの金額差が「条件の違い」によるものか「開発会社の実力・方針の違い」によるものかを見分けやすくなります。実際に複数社を比較検討する段階に進む際は、複数社の提案書を比べる判断軸も参考になる。相見積もりは取っただけでは意味がなく、何を基準に見比べるかまで決めておいて初めて機能する。
目的3: 後から「言っていたことが変わった」を防げる
口頭でのやりとりだけで進めると、依頼者自身が「前回そう言ったかどうか」を忘れてしまうことがあります。簡易的な資料を作っておけば、開発会社との打ち合わせの度に「最初に伝えた条件」に立ち返ることができ、要件がブレることを防ぎやすくなります。
個人発注における、現実的なRFPの形
個人が発注する場合、厳格な文書形式ではなく、箇条書きで整理した簡易的な資料で十分に機能します。次のような項目を、箇条書きで整理することをおすすめします。
- 解決したい課題（誰の、どんな悩みを解決したいか）
- 必要な機能（必須の機能と、あればよい機能を分けて）
- 予算感（幅を持たせた金額）
- 希望するスケジュール
- その他の制約（既存システムとの連携が必要かなど）
この程度の整理があれば、複数の開発会社に、同じ条件で相談することができます。個人でも書ける、簡易RFPの型については、別記事でテンプレートとして詳しく紹介しています。
項目ごとの書き方の具体例
抽象的な項目名だけでは書き方に迷うため、それぞれの項目について、具体的にどう書けばよいかを補足します。
解決したい課題の書き方
「予約管理を効率化したい」のような曖昧な書き方ではなく、「誰の」「どんな場面で」「何に困っているか」まで具体化すると、開発会社側が提案しやすくなります。
- 悪い例: 「予約システムを作りたい」
- 良い例: 「個人サロンを一人で運営しており、電話とLINEで受けている予約が二重登録になることがある。予約の空き状況を、お客様がスマホから確認して予約できるようにしたい」
必須機能とあれば良い機能の分け方
すべての機能を「必須」として並べると、見積もりが膨らみやすくなります。「これがないと事業が成立しない機能」と「あれば便利だが後回しにできる機能」を分けて書くことで、開発会社側もMVP（最小限で実用可能な形）としての提案がしやすくなります。
- 必須: 予約カレンダーの表示、予約の受付、予約確定メールの送信
- あれば良い: リマインドメールの自動送信、キャンセル待ち機能、決済連携
予算感の書き方
具体的な1点の金額よりも、幅を持たせた書き方のほうが、開発会社側も提案の選択肢を示しやすくなります。「30万円〜50万円程度を想定している」のように、下限と上限を示すのが現実的です。予算を全く書かない場合、開発会社側は最大限の提案をしてくることもあるため、大まかな感覚だけでも共有しておくことをおすすめします。
希望するスケジュールの書き方
「なるべく早く」ではなく、「いつまでに何が必要か」という理由とともに書くと、開発会社側が優先順位を判断しやすくなります。たとえば「10月にイベント出店があるため、9月末までに予約受付機能だけは動かしたい」のように、締め切りの背景があると伝わりやすくなります。
その他の制約の書き方
既存のツール（会計ソフト、予約サイト、SNS連携など）との連携が必要かどうかは、見積もりに大きく影響します。「今使っているツールは何か」「そのツールとデータを連携させたいか」を明記しておくと、開発会社側の見積もり精度が上がります。
RFPを作らずに、口頭だけで相談する場合のリスク
RFPに相当する資料を全く作らず、口頭だけで相談を進めると、開発会社ごとに伝える内容が微妙に変わってしまい、見積もりの比較が難しくなることがあります。特に、複数の開発会社に相談する予定がある場合は、簡易的な資料を作成しておくことを強くおすすめします。
口頭だけで相談したときに起こりやすい失敗パターン
実際に起こりやすい失敗のパターンを、いくつか具体的に紹介します。
パターン1: 会社ごとに前提条件が違ってしまう
A社には「まずは予約機能だけ」と伝え、B社には「決済機能も含めて」と話してしまうと、出てくる見積もりの金額差は「条件の違い」によるものになり、単純比較ができません。口頭でのやりとりは、その場では正確に話せていても、時間が経つと自分自身も内容を忘れてしまいます。
パターン2: 「言った」「言っていない」の水掛け論になる
口頭だけの相談では、後から「あの機能は要望に入っていたはずだ」「そのような話は聞いていない」という認識のズレが発生しやすくなります。契約前の段階であっても、最低限の要望を文字にして共有しておけば、こうしたズレを未然に防げます。
パターン3: 話すたびに要望が変わり、開発会社に「軸のない発注者」と見られる
打ち合わせのたびに要望が変わってしまうと、開発会社側も「この依頼者は何を作りたいのか分かっていないのでは」と不安を感じ、提案の精度が下がったり、見積もりに余裕を持たせた金額を出されたりすることがあります。簡易的な資料があれば、多少要望が変わっても「最初はこう考えていたが、ここを変えたい」という差分だけを伝えられるため、話がスムーズです。
パターン4: 相見積もりのはずが、実質1社しか比較できていない
条件がそろっていない状態で複数社から見積もりを取ると、金額の内訳がバラバラで、実質的には比較になっていないことがあります。この場合、相見積もりを取った「手間」だけがかかり、比較のメリットを得られません。
RFPの作成に、時間をかけすぎない
RFPの作成に、必要以上に時間をかけすぎることも、避けるべきです。個人発注の場合、完璧な資料を作ることよりも、早く相談を始め、開発会社との対話を通じて、要望を具体化していくほうが効率的な場合が多くあります。
まだ固まっていないアイデアを、開発会社にどう伝えるかについては、別記事でも詳しく解説しています。
「完璧な資料」を目指すとかえって遅くなる理由
個人発注では、依頼者自身がシステム開発の専門家ではないことがほとんどです。そのため、最初から漏れのない完璧な要件定義を自力で作ろうとすると、次のような問題が起こりがちです。
- 専門的な項目（データベース設計、非機能要件など）で手が止まり、資料作成自体が進まなくなる
- 完璧を目指すあまり、相談を始めるタイミングが数週間〜数ヶ月遅れる
- 実際に開発会社と話してみると、自分の想定とは違う技術的な選択肢がある場合があり、事前に作り込んだ資料が無駄になる
システム開発の要件は、専門家である開発会社との対話を通じて具体化していく部分が大きいものです。個人発注においては、「8割程度の完成度で相談を始め、残りの2割は開発会社とのやりとりで固めていく」くらいの感覚が現実的です。
目安となる作成時間
簡易RFPの作成にかける時間の目安としては、1〜2時間程度で箇条書きの骨子を作り、それを持って最初の相談に進む、というスピード感で十分です。数日〜数週間かけて資料を練り込むよりも、早い段階で開発会社のプロの意見を聞きながら調整していくほうが、結果的に精度の高い要件に早く到達できます。
専門知識を活かしたツールの場合、RFPに追加したい項目
専門分野の業務ロジックを含むツールの場合、簡易RFPに、専門用語の説明や、業務の具体的な場面（ケース）を追加しておくことをおすすめします。この情報があることで、開発会社側が、より正確な提案を作成しやすくなります。
たとえば、士業や特定の業界の業務フローを前提としたツールを発注する場合、その業界に馴染みのない開発会社にとっては、専門用語や業務の流れそのものが分かりにくいことがあります。この場合、次のような情報を簡易RFPに補足しておくと、開発会社側の理解が早まります。
- 業界特有の用語とその意味を簡単にまとめた用語集
- 実際の業務の流れを、具体的な事例（ケース）として1〜2つ示したもの
- 現在、紙やExcelなどでどのように業務を行っているかのサンプル（個人情報を除いたもの）
専門用語が多い業界の発注で、事前に用語集を渡すべき理由については、別記事でさらに詳しく解説しています。
簡易RFPを作る際のチェックリスト
ここまでの内容を、実際に資料を作るときに使えるチェックリストとしてまとめます。相談を始める前に、以下の項目を一通り確認してみてください。
- [ ] 「誰の、どんな悩みを解決したいか」を1〜2文で説明できる
- [ ] 必須の機能と、あれば良い機能を分けて書いている
- [ ] 予算感を、幅を持たせた金額で示している（1点の金額に固執していない）
- [ ] 希望するスケジュールと、その理由（締め切りの背景）を書いている
- [ ] 既存のツールとの連携が必要かどうかを明記している
- [ ] 複数社に相談する場合、同じ内容を全社に伝える準備ができている
- [ ] 専門分野のツールの場合、業界特有の用語や業務フローの説明を用意している
- [ ] 資料作成に、1〜2時間以上かけすぎていない（完璧を目指していない）
このチェックリストは、厳格なRFPの様式を再現するためのものではなく、「複数の開発会社に、同じ条件で、要望を伝えられる状態になっているか」を確認するためのものです。すべての項目を満たしていなくても、大枠が伝わる状態であれば、相談を始めて問題ありません。
簡易RFPがあることで、見積もりの精度がどう変わるか
具体的なイメージを持ちやすくするために、簡易RFPを作らずに相談した場合と、作って相談した場合で、見積もりの結果がどのように変わりうるかを比較してみます。
簡易RFPを作らず、口頭のみで相談したケース
依頼者が「予約管理のシステムを作りたい」と口頭で伝えたところ、A社は決済機能や会員管理機能まで含めた本格的なシステムを想定し、80万円の見積もりを提示しました。一方、B社は依頼者の口頭説明を「まずは予約カレンダーだけ」と解釈し、20万円の見積もりを提示しました。依頼者は、両社の見積もりの金額差が「会社の実力差」なのか「想定している機能の差」なのか判断できず、比較検討に時間がかかってしまいました。
簡易RFPを作成し、同じ内容を両社に共有したケース
依頼者が「必須機能: 予約カレンダー、予約確定通知」「あれば良い機能: 決済連携、会員管理」という簡易RFPを作成し、両社に同じ内容を共有したところ、A社は35万円、B社は28万円という、比較可能な見積もりが出てきました。金額差の理由も、打ち合わせの中で「保守対応の範囲」や「使用する技術」の違いによるものだと明確になり、依頼者は納得感を持って発注先を選ぶことができました。
このように、簡易RFPを作成する手間は決して大きくありませんが、その手間をかけるかどうかで、見積もり比較のしやすさや、発注後の納得感が大きく変わってきます。
業種別に見る、簡易RFPの書き方の違い
個人発注といっても、業種や事業の内容によって、簡易RFPに書くべき重点は変わってきます。ここでは、代表的な3つのパターンを例に、書き方の違いを具体的に見ていきます。
パターン1: 店舗・サロン系の予約・顧客管理ツール
個人サロンや小規模店舗が、予約管理や顧客管理のツールを発注する場合、重点を置くべきは「現場の運用フロー」です。予約の受付経路（電話・LINE・Web）が複数あるなら、それぞれをどう一元管理したいのかを明記します。また、「営業時間」「定休日」「同時に対応できる人数」など、業務特有の制約も伝えておくと、開発会社側がカレンダー機能の仕様を正確に設計できます。
- 解決したい課題: 電話とLINEの予約が二重登録になり、ダブルブッキングが発生している
- 必須機能: 予約カレンダー、予約確定通知、営業時間・定休日の設定
- あれば良い機能: リマインド通知、キャンセル待ち、複数スタッフの予約管理
パターン2: 士業・専門家系の業務効率化ツール
税理士、社労士、行政書士など、専門知識を前提とした業務を効率化するツールの場合、重点を置くべきは「業務フローと専門用語の説明」です。開発会社側は業界の専門知識を持っていないことが前提なので、通常の業務でどのような書類を扱い、どんな判断基準で処理をしているかを、簡単な事例つきで説明しておくと、要件のズレが起きにくくなります。
- 解決したい課題: 顧客ごとの契約更新日をExcelで管理しており、更新漏れが発生することがある
- 必須機能: 顧客情報の一覧管理、契約更新日のリマインド通知
- 補足情報: 業界特有の用語集、実際の更新フローの事例1〜2件
パターン3: 副業・個人開発のマッチング系サービス
個人が新規事業として、利用者同士をつなぐマッチング型のWebサービスを立ち上げる場合、重点を置くべきは「事業全体の優先順位」です。個人開発の新規事業では、最初から全機能を揃えることは現実的ではないため、「まず何を検証したいのか」というMVPの範囲を明確にすることが、簡易RFPの中でも特に重要になります。
- 解決したい課題: 地域の子育て世帯と、ベビーシッターをマッチングさせたい
- 必須機能（MVPの範囲）: 利用者登録、シッターの検索・一覧表示、問い合わせフォーム
- あれば良い機能（後回し）: 決済機能、レビュー機能、チャット機能
このように、業種が異なれば「何を厚く書くべきか」も変わります。共通しているのは、「開発会社が最初に知りたいであろう情報を、先回りして渡す」という考え方です。
簡易RFPを作るときに、やってはいけないこと
これまで紹介してきた「やるべきこと」に加えて、簡易RFPを作る際に、避けたほうがよい行動もいくつかあります。
技術的な実装方法まで指定してしまう
「〇〇というプログラミング言語で作ってほしい」「このデータベースを使ってほしい」など、実装方法の細部まで発注者側が指定してしまうと、開発会社側の技術選定の自由度が失われ、結果的に割高な提案になったり、開発会社が本来得意とする技術を使えなくなったりすることがあります。個人発注では、「何を実現したいか」までを伝え、「どう実現するか」は開発会社の専門性に委ねるのが基本です。
競合サービスの名前だけを伝えて「あれと同じものを」と依頼する
「〇〇というアプリと同じようなものを作ってほしい」という伝え方は、一見わかりやすいようですが、実際には多くの機能を暗黙的に要求してしまうことがあります。有名なアプリやサービスは、長年の開発の積み重ねで多機能になっているため、「同じもの」を目指すと、想定より大きな予算・期間が必要になることがあります。参考にしたい部分がある場合は、「このアプリの、この機能の部分だけを参考にしたい」というように、範囲を絞って伝えることをおすすめします。
予算をまったく開示しない
予算感を全く伝えずに「見積もりをください」と依頼すると、開発会社側は依頼者の想定する規模感がわからないまま提案を作ることになります。結果として、想定よりも大掛かりな提案が出てきたり、逆に依頼者が求める品質に届かない提案が出てきたりすることがあります。金額の下限・上限を大まかに示すだけでも、提案の精度は大きく変わります。
全部を「絶対に必要」と書いてしまう
個人発注の相談では、「あれもこれも実現したい」という気持ちから、本来は優先度の低い要望まで「必須機能」として書いてしまうことがあります。しかし、必須機能が増えるほど、見積もりの金額や開発期間は膨らみます。簡易RFPを書く際は、一度書き終えたあとに「これがなければ事業・活動が本当に成立しないか」を機能ごとに問い直し、成立するのであれば「あれば良い機能」に移す、という見直し作業をすることをおすすめします。この見直しだけで、最初の見積もりの金額が大きく下がることもあります。
資料を作ったことに満足して、更新しないまま放置する
前述のとおり、簡易RFPは開発会社との対話を通じて更新していくものです。最初に作った資料のまま、内容を一切見直さずに複数の開発会社との打ち合わせを進めてしまうと、打ち合わせの中で出てきた新しい要望や仕様変更が、資料に反映されないまま置き去りになってしまいます。打ち合わせのたびに、簡易RFPの該当箇所を更新する習慣をつけておくと、後になって「結局、最終的に何を依頼したのか」が分からなくなる事態を防げます。
簡易RFPは、一度作ったら終わりではない
簡易RFPは、開発会社との対話が進むにつれて、内容を更新していくものだと考えておくとよいでしょう。最初の相談で出てきた開発会社からのフィードバックや、技術的な制約の説明を踏まえて、要望の一部を調整することはよくあります。
たとえば、最初は「リアルタイムでの通知機能が必須」と考えていたものが、開発会社との相談を通じて「実際にはメール通知で十分に業務が回る」とわかり、必須機能から外れることもあります。このように、簡易RFPは固定的な「発注仕様書」ではなく、対話を通じて磨き上げていく「起点となる資料」として捉えるのが現実的です。
複数の開発会社に同時に相談している場合は、資料を更新したタイミングで、各社に同じ更新内容を共有することを忘れないようにしましょう。ここで情報の共有にズレが生じると、前述した「条件がそろわない」という問題が再発してしまいます。
まとめ
個人発注においては、企業が使うような厳格な様式のRFPをそのまま用意する必要はありません。一方で、RFPが本来持っている「要望を整理し、複数の開発会社に公平に同じ条件を伝える」という目的そのものは、個人発注でも変わらず重要です。
箇条書きで、解決したい課題・必須機能とあれば良い機能・予算感・スケジュール・その他の制約を整理するだけで、この目的は十分に果たせます。資料作成に時間をかけすぎず、8割程度の完成度で相談を始め、開発会社との対話を通じて残りの2割を固めていく、というスピード感を意識してみてください。
最後に、この記事で紹介した考え方を一言でまとめると、「形式を真似るのではなく、目的を果たす」という視点が、個人発注でRFPと向き合う際の最も大切な軸になります。厳格な文書を用意できないからといって発注をあきらめる必要はなく、簡易的な箇条書きの資料さえあれば、複数の開発会社と公平かつ効率的に相談を進めることができます。まずは1〜2時間だけ時間を取り、この記事のチェックリストに沿って要望を書き出してみることから始めてみてください。
この記事の次に読みたい記事
RFPの必要性を理解したら、次は個人でも書ける簡易RFPの型についても確認しておきましょう。あわせて次の記事も参考にしてください。
